Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH

Kurze Wege und effektive Workflows durch abteilungsübergreifendes Bildmanagement

„Die Mitarbeiter schätzen den Einsatz von easydb. Es unterstützt Prozesse über Abteilungen hinweg und verkürzt die Arbeitswege.“

Ulrike Herrmann, Managerin Standort-Marketing, Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie

Herausforderung

Berlin Partner für Wirtschaft und Technologie GmbH bietet Unternehmen, Investoren und Wissenschaftseinrichtungen in Berlin umfangreiche Förderungsmöglichkeiten in den Bereichen Wirtschaft und Technologie. Hinter der Public Privat Part- nership stehen der Senat des Landes Berlin sowie über 200 Unternehmen. Zu einer der Kernaufgaben zählt auch das weltweite Marketing für die Hauptstadt Berlin.

2011 stand das Unternehmen mit über 200 Mitarbeiterinnen/-ern vor der Herausforderung die Bilder und Medien für den Bereich Marketing zentral abzulegen und abteilungsübergreifend nutzbar zu machen. Der Server sollte durch eine zentrale, web-basierte Ablage der Bilder entlastet und die Nutzungsrechte der im Unternehmen verwendeten Bilder sichergestellt werden. Im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung fiel die Wahl auf easydb. Entscheidend waren auch das Schulungsangebot und die unbegrenzte Nutzeranzahl sowie Individualisierungsmöglichkeiten und Erweiterungsoptionen, um auf spätere Anforderungen reagieren zu können. Hinzugezogen wurden außerdem die Module Activity-Log zum Nachvollziehen von Anmeldevorgängen und Downloads sowie LDAP für eine mühelose Authentifizierung der internen Nutzer per Single Sign-On.

Lösung: easydb.digitalasset

Heute arbeiten über 250 Nutzer sowohl intern als auch extern mit der Bilddatenbank. Alle Mitarbeiter können in der Datenbank recherchieren und gemäß der Freigaben, die im Rechtemanagement angepasst werden können, Material nutzen. Für die Verwendung in Präsentationen steht ein entsprechend konfiguriertes Format zum Download bereit. Bilder in hochauflösender Qualität für die Presse, Verlage und Magazine können aus der easydb heraus externen Partnern zur Verfügung gestellt werden. Für den Upload von Bildern sind die Power-User verschiedener Abteilungen zuständig. Die Bilder gelangen in einen zentralen Pool und werden vom Administrator auf Qualität und Richtigkeit geprüft und dann zur Weiterverwendung freigegeben. Auch neu erworbene Bilder gelangen in eine zentrale Ablage. Qualität und Recherchierbarkeit des Bildmaterials werden außerdem durch die Ergänzung von Metadaten optimiert. Angaben zu Titel, Inhalt, Ort sowie zum Copyright sind obligitorisch – weitere Angaben sind möglich.

Der Umstieg von der Speicherung auf dem lokalen Server mit verteilten Bildbeständen zu dem professionellen web-basierten Digital Asset Management easydb hat sich als erfolgreiche und erleichternde Maß- nahme für die tägliche Arbeit erwiesen. Die Kommunikationswege konnten verkürzt und die Wertschöpfungskette in einem System abgebildet werden.

Fallstudie als PDF