DAS NAHIMA-Projekt der ETH-Bibliothek

NAHIMA – Naturwissenschaftliche Sammlungen online

Die Verwaltung und Nutzung naturwissenschaftlicher Sammlungen stellen eine bedeutende Herausforderung dar, die durch moderne Technologien und Datenbanklösungen wie easydb bewältigt werden kann. Ein Beispiel für die erfolgreiche Anwendung dieser Software ist das Projekt NAHIMA (Natural History Collections Management digitally) der ETH-Bibliothek. Als virtuelle Infrastruktur ermöglicht NAHIMA den Zugang zu umfangreichen naturwissenschaftlichen Sammlungen und bietet Forschenden der ETH Zürich eine effiziente Möglichkeit, auf Referenzexemplare zuzugreifen, Pflanzen- und Tierarten zu entdecken, die Biodiversität zu erforschen und Klimauntersuchungen durchzuführen. Mit über 530.000 Datensätzen und fast 462.000 Medien (Stand: 05.2023) aus verschiedenen Sammlungen wie Erdwissenschaften, Fungarium, Xylothek und Entomologie stellt NAHIMA eine umfassende Datenbank bereit, die das Sammlungsmanagement zentralisiert und gleichzeitig als Fenster nach außen dient.

Die vielseitige Nutzung von NAHIMA für naturwissenschaftliche Sammlungen

Bis 2018 verwendeten einige der Sammlungen der ETH-Zürich eigene Lösungen oder arbeiteten mit Filemaker. Mit der Einführung von NAHIMA hat sich die Situation grundlegend verändert. Die Plattform fungiert als Sammlungsmanagement-Tool für die naturwissenschaftlichen Sammlungen der ETH. Sie bietet jedoch auch Experten, Studierenden und der entsprechenden Community die Möglichkeit, auf die Sammlungen zuzugreifen und diese zu erkunden. Durch die Integration von Normdateien, Wertelisten für Taxonomien, Personen und Institutionen sowie den Abgleich mit der Roten Liste gefährdeter Arten ermöglicht das System einen umfassenden Austausch von Daten und Metadaten über verschiedene Schnittstellen und Formate.

NAHIMA wurde in fünf Sammlungen implementiert, von denen jede unterschiedliche Bedürfnisse und Nutzungsschwerpunkte aufweist. Die Xylothek, eine Sammlung von Holzschnitten, nutzt NAHIMA hauptsächlich als Plattform zur Präsentation der Sammlung nach außen. Die Erdwissenschaften und das Fungarium hingegen verwenden NAHIMA intensiv für das gesamte Sammlungsmanagement. In den Erdwissenschaften werden derzeit die Standorte erfasst, und abgeschlossene Projekte werden in die Datenbank implementiert. Eine weitere naturwissenschaftliche Sammlung arbeitet gerade an der Anbindung ihrer bestehenden Datenbank an NAHIMA. Von den fünf Sammlungen nutzen somit drei NAHIMA aktuell bereits in vollem Umfang und profitieren von den umfangreichen Funktionen und der effizienten Verwaltung, die diese Datenbanklösung bietet.

Die Vereinigung unterschiedlicher Sammlungen: Wegbereiter für Verbesserungen in der Projektinitialphase

Eine herausfordernde Aufgabe zu Beginn des Projekts bestand darin, fünf unterschiedliche Sammlungen mit ihren spezifischen Bedürfnissen und Workflows in einem harmonischen Anforderungskatalog zu bündeln. Trotz der anfänglichen Herausforderungen hat dieses hochgesteckte Ziel wertvolle Erkenntnisse geliefert und den Weg für zukünftige Verbesserungen geebnet.

Die Anforderungen an das Datenmanagement-System umfassten:

1. Zentralisierung: Die ETH-Bibliothek suchte nach einem zentralisierten System, das von allen beteiligten Sammlungen genutzt werden konnte. Das Ziel war es, Ressourcen effizient zu teilen und eine einheitliche Plattform für das Sammlungsmanagement zu schaffen.
2. Externe Zugänglichkeit: Es war wichtig, dass das System auch von Außenstehenden genutzt werden konnte. Die Möglichkeit, einen Link bereitzustellen, der den Zugriff auf die Sammlungen ermöglichte, wurde als wünschenswert angesehen.
3. Präsentation der Sammlungen: Das Datenmanagement-System sollte die Möglichkeit bieten, die Sammlungen adäquat nach außen zu präsentieren. Es sollte eine Plattform bereitstellen, auf der Experten, Studierende und die entsprechende Community die Sammlungen erkunden und nutzen konnten.

Der Entscheid zugunsten von easydb erfolgte aufgrund eines öffentlichen Ausschreibungsverfahrens. Neben der Softwarebeurteilung spielte auch die Bewertung des Integrationspartners, in diesem Fall die Programmfabrik, eine wichtige Rolle. Die Fähigkeiten und das Know-how des Implementierungsspezialisten trugen somit zur Entscheidung bei. easydb erfüllte schließlich die Anforderungen der Ausschreibung am besten und wurde daher als geeignete Lösung ausgewählt.

Wie wurde das Projekt mit dem Einsatz von easydb umgesetzt?

Das Projekt zur Einführung von NAHIMA mithilfe von easydb beinhaltete den Aufbau der Datenbank sowie die Migration der fünf Sammlungen der ETH. Zusätzlich wurde der PDF-Creator als Erweiterung integriert, der es den Nutzern ermöglicht, benutzerdefinierte Layouts für die Erzeugung von PDF-Dateien zu erstellen. Dadurch lassen sich beispielsweise gut formatierte Etiketten erstellen, die für die Sammlungsarbeit essentiell sind.

Im Rahmen des Projekts wurden spezifische Anpassungen und Konfigurationen vorgenommen. Das IUCN-Red-List-Plugin (Plugin = Erweiterung) wird aktuell (Stand 05.2023) auf die Bedürfnisse der Sammlungen angepasst. Zurzeit ist es noch nicht produktiv im Einsatz. Die IUCN-Red-List (Rote Liste der Internationalen Union für die Erhaltung der Natur) ist ein weltweit anerkanntes, umfassendes Verzeichnis, das den Gefährdungsstatus verschiedener Tier- und Pflanzenarten bewertet und kategorisiert, um auf bedrohte Arten aufmerksam zu machen und Maßnahmen zu deren Schutz zu fördern.

Kurz vor der Inbetriebnahme der Anwendung erhielten die Mitarbeiter durch einen Projektmanager der Programmfabrik Schulungen zur Nutzung von easydb. Die Schulungen wurden aufgezeichnet, somit können die Mitarbeiter jederzeit auf die Aufzeichnungen zugreifen und sich die Schulungsinhalte erneut anschauen.

Die Integration von easydb in die bestehenden Systeme und Workflows erfolgte durch die Anbindung an die ETH-Bibliothek. Die ETH-Bibliothek übernimmt nun die Betreuung und Unterstützung der Sammlungen, falls Hilfe benötigt wird. Dies stellt einen neuen Workflow dar, da zuvor jede Sammlung ihre eigene interne Datenbank hatte. Durch die Einführung von easydb bzw. NAHIMA wurden die Datenverwaltung und die Prozesse zur Sammlungsbetreuung zentralisiert und optimiert.

Steigerung der Effizienz, Produktivität und Datensicherheit durch den Einsatz von easydb im Projekt NAHIMA

Der Einsatz von easydb im Projekt NAHIMA hat mehrere Verbesserungen in den Bereichen Effizienz, Produktivität und Datensicherheit erbracht:

Effizienz

Zentralisierte Datenbank: Durch die zentrale Speicherung von Daten in easydb wird der Zugriff auf wichtige Informationen schneller und einfacher. Das spart Zeit und Ressourcen, die sonst für die Suche und Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen aufgewendet werden müssten.

Produktivität

Unabhängigkeit von Personen: Da easydb ein Angebot der ETH-Bibliothek ist, bleibt das System und damit das gesamte Wissen erhalten, selbst wenn Schlüsselpersonen das Projekt verlassen. Das fördert die Nachhaltigkeit des Projekts und erhöht die Produktivität.

Sichtbarkeit der Sammlungen: Für Sammlungen, die vor Nahima keine Sichtbarkeit hatten, profitieren stark von easydb, da sie nun für Forschung und Zusammenarbeit nach extern geöffnet sind.

Datensicherheit

Ständige Betreuung: Das System wird kontinuierlich betreut, was die Sicherheit und Integrität der Daten gewährleistet.

Verlässliche Sichtbarkeit: Die Sammlungen können darauf vertrauen, dass ihre Daten geschützt und sowohl intern als auch für externe Forscher einsehbar sind. Dies ist für die Forschungstätigkeit von entscheidender Bedeutung und trägt zur Datensicherheit bei.

Mitarbeiter- und Kundenfeedback zum Einsatz von easydb in NAHIMA: Erfolge und Anfangsherausforderungen

Das Feedback von Mitarbeitern und Kunden zum Einsatz von easydb im Projekt NAHIMA ist insgesamt positiv, doch es gab auch Anfangsherausforderungen:

Community Engagement: Die Tatsache, dass sowohl die einzelnen Sammlungen als auch die ETH-Bibliothek Marketingmaßnahmen durchgeführt haben, deutet auf ein hohes Maß an Engagement und positiver Erwartung hin.

Internationale Kooperation: Das Interesse einer US-Plattform für Herbarien an der Integration der NAHIMA-Daten zeigt, dass der Wert und die Qualität der Sammlung anerkannt werden. Dies würde den Sammlungen einen großen Vorteil in Form einer erweiterten Reichweite bringen.

Lösungsorientierte Zusammenarbeit: Die enge und lösungsorientierte Zusammenarbeit zwischen der ETH-Bibliothek und den Sammlungen hat offenbar zu positivem Feedback geführt.

Anfangsskepsis: In der Anfangsphase äußerten Sammlungsmitarbeiter Bedenken bezüglich des neuen Systems. Trotz Fragen zur Machbarkeit und Funktionen hat die ETH-Bibliothek durch enge Kooperation mit den Sammlungen und der programmfabrik stets lösungsorientiert gehandelt, wofür sie ebenfalls positives Feedback erhielt.

Performance: : Im NAHIMA-Projekt wurde ein umfangreiches und komplexes Datenmodel in Kombination mit einem differenziertem Rechtemanagement realisiert. Die dadurch entstehende anfängliche Verzögerung beim Laden des Systems wird im Projektverlauf kontinuierlich verbessert.

Fazit und Ausblick: Die erfolgreiche Rolle von easydb in der Umsetzung und zukünftigen Entwicklung des NAHIMA-Projekts

Im NAHIMA-Projekt der ETH Zürich wurden wichtige Erkenntnisse gewonnen, vor allem im Bereich der effizienten Verwaltung und Nutzung naturwissenschaftlicher Sammlungen. Das Projekt hat eine zentrale Datenbank geschaffen, die den Zugang zu einer Vielzahl von naturwissenschaftlichen Datensätzen erleichtert. Forscher haben nun effizienten Zugang zu Referenzexemplaren und können vielfältige Studien in den Bereichen Biodiversität und Klima durchführen. Darüber hinaus ermöglicht das System durch die Integration von Normdateien und den Abgleich mit der Roten Liste gefährdeter Arten einen umfassenden Datenaustausch.

Der Einsatz von easydb im Projekt wurde insgesamt positiv bewertet. Die Software hat nicht nur die Datenverwaltung effizienter gestaltet, sondern auch die Produktivität und Datensicherheit verbessert. Es hat zwar anfangs Herausforderungen und Skepsis gegeben, diese konnten jedoch durch enge und lösungsorientierte Zusammenarbeit zwischen der ETH-Bibliothek und den Sammlungen überwunden werden. Somit hat easydb wesentlich zur erfolgreichen Umsetzung von NAHIMA beigetragen.

Für die Zukunft des Projektes sind Verstetigung und Erweiterung geplant. Neue Funktionen wie ein 3D-Viewer sollen hinzugefügt werden. Es wird außerdem angestrebt, mehr Sammlungen, insbesondere kleinere mit begrenzten Ressourcen, in das System zu integrieren. Die Bedürfnisse der Sammlungen sollen besser erfasst und das Projekt entsprechend angepasst werden.

Links zum NAHIMA-Projekt

Information der ETH-Zürich/ETH-Bibliothek zum Projekt

Datenbank NAHIMA