European School of Management and Technology

Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch standortunabhängige Bildverwaltung

„Wir sind begeistert, dass wir mit easydb ein Tool gefunden haben, das unsere Abteilungen effektiv verbindet. Die Bildrecherche ist einfach, schnell und visuell ansprechend.“

Melanie Bobik, Managerin Marketing, ESMT European School of Management and Technology, Berlin

ESMT European School of Management and Technology

Die ESMT European School of Management and Technology ist eine internationale private Hochschule mit Promotionsberechtigung. Der Hauptsitz der Business School befindet sich in Berlin. Ein weiterer Standort ist Schloss Gracht in der Nähe von Köln. Die ESMT wurde von 25 führenden globalen Unternehmen und Verbänden gegründet und bietet englischsprachige Vollzeit- und berufsbegleitende Executive MBA-Studiengänge, einen Executive MBA/MPA-Studiengang, einen Master in Management-Studiengang sowie Managementweiterbildung auf Englisch und Deutsch an.

Einführung einer webbasierten Bilddatenbank

Die vielfältigen Kommunikations- und Marketingaktivitäten der ESMT sind in drei unterschiedlichen Abteilungen angesiedelt. Um alle diese Abteilungen optimal zu verbinden, Bilder und Marketingmaterialien bestmöglich zu nutzen und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen zu können, entschied sich die ESMT 2015 für eine Datenbank zur Verwaltung digitaler Medien.

Die Wahl fiel hierbei auf easydb, da die Software web-basiert und ohne Installationsaufwand einsatzbereit ist. easydb erfüllt alle Anforderungen der ESMT und bietet den Komfort, die Datenbank bei Bedarf um weitere Features und Module zu erweitern.

Bilder aus unterschiedlichen Abteilungen für vielfältige Zwecke

Für die erste Phase wurde die Bereitstellung von etwa 2.000 Bildern aller Abteilungen vorgesehen. Mittel- und langfristig ist geplant, das gesamte Bildarchiv, das mehrere Tausend digitale Bilder umfasst, in die easydb-Datenbank zu überführen. Verwendet wird das Material zu Kommunikations- und Marketingzwecken im On- und Offline-Bereich sowie für Präsentationen und Lehrveranstaltungen.

Die primäre Intention, durch die Einführung einer zentralen Bilddatenbank die Abteilungen und Standorte zu verbinden und den Datenaustausch zu vereinfachen, konnte mit easydb erfolgreich realisiert werden. Das Team hat nun die Möglichkeit, auf das gesamte Bildmaterial aller Abteilungen zuzugreifen und es zu nutzen.

Durch den direkten Upload in die Daten- bank stehen die Bilder allen Mitarbeitern sofort zur Verfügung. Die Bereitstellung der Dateien wird von den jeweiligen Abtei- lungsverantwortlichen gewährleistet. Die Revision und die endgültige Freigabe der Bilder erfolgt durch die Hauptadministra- toren für die easydb.

Kategorien und Schlagworte für effektive Bildrecherche

Die Gliederung der Kategorien in der easydb orientiert sich nach der bewährten Einordnung von Dateien auf dem lokalen System der ESMT. Die Bilder werden in der Datenbank sorgfältig verschlagwortet. So werden auch verteilte Bestände, z.B. aus unterschiedlichen Jahren, zu bestimmten Themen mühelos gefunden. Der Bildbestand ist dadurch auch ohne Kenntnis des Entstehungszusammenhangs durchsuchbar. Die Nutzungsrechte werden für alle Bilder hinterlegt und der Zugriff für Nutzer durch das Rechtemanagement definiert. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass Bilder rechtlich konform verwendet werden und keine langen Kommunikations- wege für die Klärung von Rechten entstehen.

Nachhaltige Datensicherung

Fotos, Bilder und andere Medien sind nicht nur wertvolles Material für den Einsatz in Marketing, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie in der Lehre, sondern auch zeitgeschichtliche Dokumente, in der sich die Entwicklung und die Identität der ESMT European School of Management and Technology widerspiegeln, deren Hauptcampus sich im ehemaligen Staatsratsgebäude der DDR in Berlin befindet. Durch die web-basierte Verwaltung der Bilder können diese langfristig und standort- unabhängig gesichert werden. Mit der Speicherung von strukturierten Metadaten werden zudem wertvolle Informationen zum Bild gesichert und eine einfache und intuitive Recherche ermöglicht. So können auch in Zukunft Kolleginnen und Kollegen das gesamte Potenzial des Bildmaterials effektiv nutzen.

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